ZUNZUNSTARTUPS
Vừa qua tôi được một nhà sáng lập startup quỹ chúng tôi đầu tư và đồng hành tại Việt Nam, chia sẻ tài liệu họp team leader meeting định kỳ tuần vào mỗi sáng thứ 2 của startup này. Điều đầu tiên khiến tôi ấn tượng nhất khi lật mở những trang tài liệu này đó là, ở ngay trang đầu tiên startup có ghi rõ bộ nguyên tắc cần có để vận hành buổi họp này hiệu quả trong đúng 1 tiếng 15 phút của buổi sáng đầu tuần bận rộn. Một trong số bộ nguyên tắc này, có bao gồm việc tất cả các thành viên tham gia đều dành 15 phút đầu tiên của buổi họp để cùng đọc tài liệu trước khi đi vào việc thảo luận trong 60 phút sau đó.
Là một người kỷ luật với việc đọc trước tài liệu trước khi vào bất kỳ một buổi họp nào, tôi vô cùng hiểu được vai trò quan trọng của input trong việc nâng cao chất lượng của cuộc thảo luận và từ đó là đưa ra quyết định trong mỗi buổi họp. Chúng ta đều làm việc trong một guồng quay bận rộn, thời gian của mỗi người đều là vàng và cần được trân trọng, tối ưu hiệu quả nhất. Do đó, việc tham gia vào bất kỳ một cuộc thảo luận nào, dù là buổi họp đông người, hay buổi họp 1-on-1 mà không có sự input thông tin cơ bản trước đó nào, sẽ khiến hàng loạt những câu hỏi đơn giản được đặt ra để có được sự input cơ bản đó, trong khi vốn dĩ bạn đã có thể có được những input đó từ trước buổi họp. Điều này sẽ cướp đi cơ hội cho những người tham gia khác được thảo luận ý nghĩa hơn và khai thác thông tin có chiều sâu hơn trong khoảng thời gian hữu hạn của buổi họp. Đặc biệt, khi người tham gia đã cất công soạn tài liệu, viết ra và chia sẻ thông tin, tạo cơ hội giúp cho những người khác input thông tin trước buổi họp, mà những người còn lại tham gia họp thậm chí còn không đọc, thì tôi cho rằng đây là sự thiếu tôn trọng. Họ thiếu tôn trọng công sức nỗ lực tâm huyết của người giúp họ input trước buổi họp. Họ thiếu tôn trọng thời gian của mọi người trong buổi họp, chỉ để trả lời những câu hỏi cơ bản, với cuộc Q&A thiếu chất lượng chỉ để “thoả mãn trí tò mò bất tận” của họ cho những điều cơ bản.
Tôi đã từng tham gia chứng kiến những buổi họp quan trọng với startup, ở đó có một số người luôn tỏ ra “thông minh” và “hoạt ngôn”, bằng việc đặt ra rất nhiều câu hỏi, và đó đều là những câu hỏi cơ bản đã có trong tài liệu được gửi trước buổi họp. Tôi đã từng rất thất vọng, bước ra khỏi buổi họp 1-on-1, dù tôi đã tâm huyết ngồi xuống viết chia sẻ cho họ đọc hiểu thông tin cơ bản trước và dù chỉ mất 3~5 phút đọc, nhưng họ từ chối đọc, để rồi bước vào một cuộc thảo luận vô nghĩa hơn 30 phút, tranh luận không dựa trên ngôn ngữ và sự hiểu biết chung cần có đó. Từ những trải nghiệm này, dù là người tham gia buổi họp hay là người dẫn dắt buổi họp, tôi hiểu được pain - nỗi đau của những cuộc thảo luận hiệu suất thấp thiếu chất lượng, lấy đi thời gian của mọi người nếu như không có nỗ lực input - thông tin cơ bản cần có ban đầu của những người tham gia. Do đó, tôi cũng đặt ra nguyên tắc của riêng mình, dựa trên sự tôn trọng thời gian của mọi người, là không tham gia các buổi họp mà mình chưa (được) input trước. Việc này đòi hỏi tôi phải nỗ lực dành thời gian ra trước buổi họp để input các thông tin cơ bản liên quan. Và việc này cũng đòi hỏi những người tham gia khác cũng vậy.
Hi vọng những chia sẻ tâm huyết trên đây, có thể san sẻ phần nào Pain của các bạn - những người hàng ngày tham gia rất nhiều các buổi họp, cuộc thảo luận trên mọi quy mô khác nhau, từ đó là có thể chia sẻ góc nhìn trải nghiệm của tôi về vai trò của Input cơ bản cần có trước mỗi buổi họp. Tôi tin rằng, bản thân việc chia sẻ dựa trên sự thấu hiểu và tôn trọng thông qua bài viết này, cũng có thể là một trong những input cơ bản ban đầu để chúng ta hiểu được nguyên tắc của nhau hơn, trước khi bước vào bất kỳ một cuộc đối thoại ý nghĩa nào với nhau. Yeah, mình cùng keep fighting nhé!!!