Chúc mừng năm mới Ất Tỵ 2025 tới cả nhà!!! Mỗi dịp đầu năm, chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đều lên kế hoạch mục tiêu cá nhân cho mình. Tôi cũng thường có hoạt động Khai bút đầu xuân nhìn lại thành tựu và bài học trong năm cũ đã qua, để hướng tới những mục tiêu trong năm mới tới. Năm nay do Tết dương lịch và Tết âm lịch cách nhau chỉ gần một tháng thôi, nên tôi đã “khai bút nháp” các mục tiêu trước vào ngày đầu năm dương lịch, sau đó tinh chỉnh lại để “chốt” kế hoạch mục tiêu vào ngày đầu năm âm lịch này. Nói đến đây, không biết các bạn có giống tôi tò mò là với tổ chức như startup thì sẽ “Khai bút” đầu năm như thế nào không nhỉ?
Tôi vẫn còn nhớ mình đã mở đầu câu chuyện đầu năm với một nhà sáng lập startup quỹ đầu tư chúng tôi đồng hành phát triển tại Việt Nam, bằng việc tôi chủ động hỏi mình có thể giúp được gì để cho startup đạt được mục tiêu kế hoạch năm 2025. Sau đó, nhà sáng lập đã nhanh chóng chia sẻ cho tôi bằng AOP2025 của startup mình. Đúng vậy, những dịp năm tài chính cũ đi qua và năm tài chính mới đến, startup này đã tiến hành “Khai bút” bằng AOP - Annual Operating Plan cho doanh nghiệp mình. Đây được hiểu là kế hoạch vận hành tổng thể theo năm của một doanh nghiệp. Với startup, AOP đóng vai trò quan trọng trong việc đồng bộ chiến lược mục tiêu, duy trì niềm tin trong tổ chức và với cổ đông nhà đầu tư của mình. Cấu trúc trong AOP của startup thường bao gồm những nội dung chính như: Kết quả hoạt động năm trước (Last year’s Performance Review); Mục tiêu và chiến lược kinh doanh năm nay (This year’s Business Goals & Strategy); Kế hoạch tài chính và dòng tiền (Financial Plan & Cash Flow) từ đó là Kế hoạch gọi vốn trong năm nay (This year’s Fundraising Strategy/Plan) (nếu có); Kế hoạch vận hành và mở rộng team (Operations & Team Expansion Plan); Đánh giá rủi ro và kế hoạch dự phòng (Risks & Contingency Plan), Kêu gọi giúp đỡ từ cổ đông nhà đầu tư (Call-to-Action).
Đặc biệt trong những nội dung trên, các nhà đầu tư sẽ đặc biệt quan tâm tới việc để startup đạt được mục tiêu phát triển trong năm mới đó, startup sẽ cần thêm những nguồn lực gì, và mình có thể hỗ trợ việc đó như thế nào. Do đó, có thể nói các nhà đầu tư sẽ đặc biệt chú tâm hơn cả, các thông tin về dòng tiền với dự báo dòng tiền vào/ra của startup (Cash Flow Planning), từ đó tính ra được Runway - đường băng còn lại của startup có đủ tiền duy trì trong bao lâu trước khi cần gọi vốn mới, để từ đó tính ra khi nào startup cần có thêm bao nhiêu nguồn lực. Tất cả điều này sẽ được phản ánh luôn trong AOP, ở phần nội dung Kế hoạch gọi vốn trong năm nay (This year’s Fundraising Strategy/Plan).
Quay trở lại câu chuyện “Khai bút” đầu năm của startup bằng AOP2025, ngay sau khi nắm được thông tin chia sẻ từ nhà sáng lập, thực sự tôi đã có thể ngay lập tức biết rõ mình cần làm gì, đóng góp nguồn lực phù hợp nào để giúp startup đạt được các mục tiêu trong AOP đó. Trong bối cảnh, các nhà đầu tư VC trong đó chính tôi cũng thường gặp phải thách thức là làm sao có thể hỗ trợ startup kịp thời đúng lúc, đúng chỗ, thì AOP này có thể được coi là “Bản đồ” giúp VC có thể vượt qua được thách thức này, để có thể chủ động đóng góp nhiều giá trị tích cực hơn nữa cho mục tiêu phát triển của startup.
Mặt khác, việc đồng bộ AOP này với các bên trên thực tế cũng gặp nhiều thách thức.
Đầu tiên, là việc nhà đầu tư dễ sa đà vào việc chỉ đứng “judge” - dễ dàng phán xét cho rằng AOP thiếu tính khả thi rồi vội vàng phản đối, hoặc sa đà vào chi tiết, dẫn tới phải liên tục căn chỉnh các mục tiêu con số trong AOP đó. Trong khi thực tế, chúng ta đều biết rằng startup hoạt động trong thế giới vốn có nhiều biến số, với nhiều sự thay đổi nhanh chóng đến từ thị trường, hành vi khách hàng, đối thủ,.. nên cần giữ cho AOP có đủ sự linh hoạt cần thiết, không được quá cứng nhắc, coi đó là bản kế hoạch "cố định". Startup cũng có thể khéo léo sử dụng các kịch bản dự báo (best case, base case, worst case) để có sự linh hoạt điều chỉnh các kịch bản dự phòng khi không đạt được mục tiêu ban đầu của mình. Một khi có sự linh hoạt này, các nhà đầu tư sẽ thay vì trong tâm thế tập trung phán xét (judge), hoặc dùng từ tích cực hơn là đánh giá (review), thì sẽ trong tâm thế thấu hiểu, đồng cảm, cổ vũ startup, và chủ động tham gia chung tay góp sức hỗ trợ startup có thể tiến gần với mục tiêu AOP đó hơn. Dù sao, các nhà đầu tư không bao giờ là người hiểu đủ về startup bằng chính nhà sáng lập và đội ngũ của mình, đặc biệt với vấn đề thông tin bất đối xứng và các biến số khiến thay đổi có thể xảy ra trong tương lai, nên việc dành qua nhiều thời gian để review qua lại, sa đà quá mức vào chi tiết của AOP của startup là điều không nên và không cần thiết.
Tiếp theo, còn với startup, thực sự không nên đánh giá thấp vai trò của AOP, khiến sao lãng báo cáo hoặc chỉ làm báo cáo cho có hình thức. Startup cũng cần đảm bảo AOP báo cáo với nhà đầu tư là bản cuối cùng, sau khi đã hoàn tất đồng bộ trong các buổi họp AOP các bộ phận của startup mình để đảm bảo sự nhất quán. Đặc biệt, sẽ là hiệu quả và ý nghĩa hơn cả khi các bộ phận như Product, Finance, Sales & Marketing, HR… cùng tham gia vào quá trình lập thực hiện AOP chung này. Startup cũng sẽ cần hiểu rằng, việc không sa đà vào chi tiết để tạo ra sự linh hoạt điều chỉnh như đề cập ở trên, không có nghĩa là cứ để kế hoạch AOP chung chung, không có các mục tiêu theo dõi chỉ số cụ thể, để đo lường hiệu quả cho startup của mình.
Cuối cùng, “bản đồ” AOP này thực sự còn có ý nghĩa lớn hơn cả, là khi sau đó startup có thể cho thấy Visibility - tiến trình startup thực hiện AOP cùng với các nhà đầu tư của mình, bằng việc đo lường, tinh chỉnh, đánh giá lại kế hoạch theo hàng quý, hàng tháng, thay vì chỉ xem xét vào mỗi dịp cuối năm tài chính. Việc này không chỉ giúp startup có thể duy trì niềm tin với các nhà đầu tư và kịp thời nhận được đúng hỗ trợ vào đúng thời điểm từ họ để startup tiến tới mục tiêu đề ra, mà còn giúp AOP làm đúng vai trò ý nghĩa của từ “Bản đồ” với startup, giúp có thể luôn bứt phá tiến về phía trước.
Các nhà sáng lập có lo ngại khi phải dành nhiều thời gian “khai bút” bản AOP2025 để gửi cho nhà đầu tư của mình không? Tôi có niềm tin rằng, nếu như có điều gì thực sự đủ quan trọng với mình, thì việc dành tâm huyết thời gian cho nó là hoàn toàn không cần phải bàn tới. Hơn nữa, để cho đơn giản hãy cứ coi AOP thực ra cũng chỉ là tên gọi khác, hoặc phiên bản tiến hoá hơn của bản Kế hoạch kinh doanh 2025. Tôi tin rằng, hiển nhiên bên trong nội bộ từng các bộ phận của doanh nghiệp cũng luôn thực hiện kế hoạch kinh doanh theo năm, quý, tháng rồi, nên việc tổng hợp lại những thông tin trong các bản kế hoạch nội bộ đó, làm thành AOP2025 chia sẻ cho các nhà đầu tư chắc hẳn cũng không lấy nhiều thời gian của startup đâu. Đặc biệt hơn nữa với sức mạnh của AI ngày nay, nói không quá khi startup có thể hoàn thành AOP2025 đó trong “một nốt nhạc” phải không ạ?. Tôi cũng dùng thử ChatGPT để giúp tôi trong 30s tạo ra Template AOP slide PPT cực kì cơ bản, đơn giản, ngắn gọn dành cho startup. Không cần cầu kì, hình thức, tốn thời gian không cần thiết, là nhà đầu tư, tôi nhận thấy mình đủ hài lòng nếu nhận được báo cáo từ startup với với mẫu AOP này. Tôi xin gắn kèm Link download Template AOP slide ở ĐÂY dành cho các nhà sáng lập startup quan tâm nhé!
Thật ra, trên thực tế quá trình chuẩn bị lên AOP năm tài chính mới của startup, thường đã được bắt đầu từ suốt Q4 của năm tài chính trước đó rồi. Có thể nói, thời điểm tốt nhất để startup hoàn tất AOP nội bộ sẽ nên là cuối tháng 12, trước khi vào năm mới. Sau hoàn tất AOP nội bộ, thông thường vào đầu tháng 1, startup sẽ nhanh chóng tiến hành báo cáo, trình bày AOP với các nhà đầu tư cổ đông của mình tại buổi họp BOD nhằm chốt kế hoạch cuối cùng, thông qua Approval, rồi để tất cả bộ phận phòng ban tại startup có thể chính thức đi vào thực thi kế hoạch trong AOP đó sớm từ tháng đầu tiên của năm. Do đó, sẽ là tốt nhất nếu startup có thể gửi các nhà đầu tư “AOP đã Khai bút” của mình vào thời điểm Tết dương lịch. Chắc hẳn đọc bài viết này từ đầu, có nhiều nhà sáng lập sẽ thắc mắc rằng đáng lẽ “AOP đã Khai bút” nên được chia sẻ sớm hơn, vào dịp Tết dương vừa qua, không phải chờ tới tết âm lần này. Tuy nhiên, tôi muốn gửi gắm nhiều thông điệp quan trọng và ý nghĩa nên đã quyết định mới viết bài blog vào dịp đặc biệt này. Với đặc thù hoạt động tại thị trường Việt Nam mình, việc có Tết dương lịch và Tết âm lịch cách nhau trong chưa đầy một tháng như năm 2025 này, cùng với đó là các hoạt động vui chơi liên hoan xuyên suốt trước, trong và sau các kỳ nghỉ lễ Tết này, có thể khiến mọi thứ tiến hành bị chậm hơn, nên startup mới chốt AOP sau kỳ nghỉ Tết cuối cùng, thậm chí phải sang tháng 2, tháng 3 mới chốt. Tuy nhiên, tôi rất muốn gửi lời nhắn nhủ nhẹ nhàng tới các startup rằng, thật ra gửi AOP tới nhà đầu tư không nên và không cần phải tốn quá nhiều thời gian như vậy, và nhà đầu tư cũng tuyệt nhiên không nên chần chừ mất quá nhiều thời gian để đánh giá và chấp thuận. Vì sau tất cả, mọi người cần cùng đồng lòng giúp startup sẵn sàng với “AOP đã Khai bút” của mình sớm nhất có thể kẻo bỏ lỡ cơ hội kinh doanh đầu năm, cũng như cần đủ linh hoạt khéo léo điều chỉnh AOP theo thực tế trong suốt hành trình một năm kinh doanh của startup.
Trên đây là những chia sẻ đầu xuân Ất Tỵ của tôi muốn gửi tới các startup! Tôi rất hi vọng chúng ta sẽ có một năm “Keep fighting” hiện thực hoá được những mục tiêu kế hoạch phát triển trong “AOP đã Khai bút” của doanh nghiệp mình nhé!! Yeah, just keep fighting, các nhà sáng lập ơi!!
Cảm ơn chị Dung, bài viết rất hay và cần thiết cho các Founders.